Proactief plannen

voor grip op je tijd

Loopt jouw agenda helemaal over? Word je geregeerd door de waan van de dag? En haal je te vaak belangrijke deadlines niet?

Je staat hierin zeker niet alleen. Al meer dan 14 jaar helpt De KantoorCoach werknemers, leidinggevenden en ondernemers om heldere en haalbare planningen te maken. Daarbij zijn we van alles tegengekomen. Mensen met een overvolle agenda, met meerdere agenda's en met een bijna lege agenda, digitaal of op papier. En mensen zonder agenda.


Toch is de rode draad steeds hetzelfde. Bijna altijd:

  1. zit er (te) weinig structuur in de agenda
  2. ontbreken juist de allerbelangrijkste taken in het weekoverzicht
  3. vertroebelen relatief kleine acties het zicht op de échte doelen en deadlines
  4. nemen ondersteunende taken onevenredig veel tijd in, ten koste van kerntaken 

En dat is eigenlijk heel jammer...

Een goede agenda (en bijbehorende actielijst) kan namelijk een geweldige 'partner in crime' zijn, zeker wanneer je een drukke baan of bedrijf hebt. Samen zorgen een agenda en actielijst voor lijn in jouw bezigheden en fungeren ze als jouw externe geheugen. Zo hoef je jouw hoofd niet langer te gebruiken om van alles en nog wat te onthouden, maar kan je jouw kostbare hersencapaciteit inzetten voor belangrijkere zaken. En kan je dankzij het overzicht dat je hebt, voortaan betere beslissingen nemen over wat je wanneer op welke manier het beste kan doen.


Helaas hebben de meeste mensen nooit geleerd hoe ze het handigst met een agenda en actielijst kunnen werken. Aan het begin van je loopbaan word je als inhoudsdeskundige gewoon in het diepe gegooid, in de verwachting dat je dit vanzelf wel uitvindt. Sommigen ontdekken inderdaad gaandeweg wat wel en niet werkt, maar voor velen blijft goed plannen een grote uitdaging.


De nadelige gevolgen hiervan ken je waarschijnlijk uit eerste of tweede hand. Zonder een goede planning is het moeilijk om de juiste dingen op het juiste moment te doen, deadlines te halen, 'nee' te zeggen tegen verzoeken van derden, tijd in te ruimen voor denk- en schrijfwerk, spoedklussen zonder stress af te handelen, enzovoort.


Gelukkig is goed plannen in de kern heel simpel: het is een kwestie van vooruitzien, zodat je proactief in plaats reactief met je werktaken kan omgaan. En niet meer voortdurend achter de feiten aanholt, steeds pauzes overslaat en te laat of uitgeput thuiskomt.


De KantoorCoach kan jou en je collega's helpen met het maken van deze omslag van reactief naar proactief plannen. In de loop der jaren hebben we hiervoor een beproefde methode ontwikkeld, die we via een in company training en/of 1-op-1-coaching aan jou of jouw afdeling kunnen overdragen.

Hoe begeleiden we kantoorwerkers zoals jij naar grip op hun tijd?

  

We brengen samen al jouw taken in kaart

Na een korte inleiding  inventariseren we eerst welke taken er op je bord liggen. We kijken hierbij zowel naar jouw kerntaken als naar je faciliterende taken waaraan je waarschijnlijk veel tijd kwijt bent, zoals mailen en bellen. Vervolgens helpen we je prioriteiten te stellen.

We maken een goede blauwdruk voor je agenda

Daarna maken we voor de belangrijkste, terugkerende taken een 'ademende' blauwdruk voor in je agenda, zodat je zeker weet dat je hiervoor voortaan voldoende tijd zal hebben. En zodat je ruimte hebt voor momenten van ontspanning en onverwachte klussen.

We leren je werken met ons simpele stappenplan

 Wanneer de blauwdruk voor jouw agenda gereed is, leren we je hoe je met ons simpele stappenplan overige taken en acties in je agenda inplant of op je actielijst wegschrijft, en vervolgens daadwerkelijk uitvoert, want daar draait het tenslotte allemaal om!

Ook proactief plannen?

  • Wil jij ook graag overzicht over alle taken en deadlines, die momenteel op je schouders drukken?
  • Wil je weten hoe je bepaalt welke taken en acties prioriteit verdienen (en welke niet)?
  • Verlang je naar simpel maar goed systeem dat je helpt om proactief te plannen, zodat je voortaan toekomt aan datgene wat echt telt en alles op tijd afrondt? 
  • Wil je ook ruimte hebben en houden voor pauzes en onverwachte spoedklussen?
  • Kortom, wil je leren hoe je proactieve planningen maakt?

Via een in company training en/of 1-op-1 coaching leren we jou en/of je medewerkers of collega's hoe je een 'ademende' agenda opstelt en het maximale uit jouw actielijst haalt.


Neem contact met ons op om te horen wat we voor je kunnen betekenen.

Klanten over 'Proactief plannen'

These slides will be slide-able on the live version of your page!

Kwam als geroepen

'Eigenlijk is plannen in de zin van een agenda beheren nooit m'n sterkste kant geweest. Ik deed eigenlijk alles altijd gewoon een beetje op gevoel, maar vergat vaak dingen, maakte dubbele afspraken, enzovoort. De training van De KantoorCoach kwam dus als geroepen. Ik ga nu heel anders met mijn agenda om, ben een fanatiek gebruiker van de actielijst geworden en kom qua werk eigenlijk nooit meer voor verrassingen te staan.'
Joost, beleidsmedewerker
Ik had er eerst niet zo'n zin in...

'Twee jaar geleden kreeg ik een zware burn-out en ben ik een tijd thuis geweest om te herstellen. Als onderdeel van mijn reïntegratie kreeg ik door mijn werkgever een coachingstraject van De KantoorCoach aangeboden om mijn werk beter te organiseren. Eerlijk gezegd had ik daar eerst niet zo'n zin in, omdat ik dacht dat mijn werkgever hiermee de 'schuld' bij mij legde. Achteraf bezien had ik dit traject veel eerder moeten volgen. 

Het klikte meteen heel goed met Els en ze heeft me stap voor stap geleerd hoe ik de regie  over mijn eigen werk, tijd en energie hou. En dat 'Nee' zeggen mag.'

Anne, HR medewerker
Waan van de dag
'Ruim 20 jaar geleden ben ik begonnen als ondernemer en in de afgelopen 5 jaar is mijn bedrijf flink gegroeid. Voor die tijd had ik alles altijd wel aardig onder controle, maar hoe groter mijn bedrijf werd, hoe meer brandjes ik moest blussen en hoe vaker ik ging overwerken. De waan van de dag regeerde mijn agenda.

Totdat er een jaar geleden wat knapte. Er was iets mis gegaan met een belangrijke order en hoewel ik het probleem diezelfde avond nog wist op te lossen, besefte ik dat ik de grip totaal kwijt was: niet alleen op m'n werk, maar ook thuis. 

Uit pure wanhoop heb ik De KantoorCoach gevraagd om mijn medewerkers en mij te trainen in het maken van goede planningen. Dat was een schot in de roos. Iedereen heeft nu een goede blauwdruk voor zijn agenda en we werken allemaal met dezelfde planningsprincipes en tools, wat heel makkelijk is als er bijv. eens iemand ziek is. Overwerken is verleden tijd.'

Simone, ondernemer

Ook behoefte aan een ademende agenda en doeltreffende actielijst?

arrow_drop_up arrow_drop_down