Doeltreffend documenten beheren

voor grip op je papieren en digitale files 

Staat je computer vol documenten? Stapelen de papieren zich op jouw bureau op? En moet je regelmatig verschillende mappen openen om dat ene belangrijke stuk te lokaliseren?

Dat is niet zo vreemd, want goed documenten beheren en archiveren is moeilijk. Niet voor niets bestaan er HBO- en universitaire opleidingen tot archivaris! Helaas kan niet iedere organisatie of onderneming zich een archivaris permitteren. En zelfs als er wel een archivaris in dienst is, dan nóg moet je als werknemer, leidinggevende of ondernemer je persoonlijke werkdocumenten terugvindbaar opslaan.


Je komt daarbij voor allerlei lastige keuzes te staan:

  1. welke documenten bewaar je wel en welke niet?
  2. hoe lang moet of wil je bepaalde documenten bewaren?
  3. hoe maak je een handige scheiding tussen actuele en andere documenten?
  4. waar bewaar je documenten?
  5. hoe maak je documenten snel terugvindbaar?

De KantoorCoach helpt kantoorwerkers om hun documenten doeltreffend te beheren. Of het nu gaat om papieren stukken of digitale files, of een combinatie van beide: we kunnen je behulpzaam zijn bij het opzetten van logisch, sluitend archiefsysteem waarin je elk document in 'no time' terugvindt.


Maar waarom is een goed mappensysteem of archief eigenlijk belangrijk?  

In feite vormt je digitale of papieren archief jouw 'werkkapitaal': hierin zitten namelijk alle documenten opgeslagen die je nodig hebt om je dagelijkse werk goed te kunnen doen. Denk daarbij aan beleidsdocumenten, projectvoorstellen, notulen, artikelen, blogs, boeken, ebooks, opleidingsmateriaal, beeldmateriaal, facturen, klantgegevens, enzovoort.


Deze onmisbare documenten wil je liefst altijd zo snel mogelijk tot je beschikking hebben als je aan het werk bent. Want er is niks zo vervelend als eindeloos door dichtgeslibde computermappen, een overvolle werktafel of uitpuilende archiefkast te moeten grasduinen, voordat je aan de slag kan. Of na een uur hard werken te ontdekken dat je de verkeerde versie van een document aan het aanpassen bent....

 

Gelukkig zijn er voor een goed archief eigenlijk maar twee dingen nodig:

  • elkaar uitsluitende mappen, die logisch geordend zijn in een ondubbelzinnig mappenstructuur
  • een stappenplan waarmee je documenten handig benoemt en in een handomdraai opbergt en terugvindt

De werkplektrainers van De KantoorCoach hebben in de afgelopen jaren al talloze keren mensen uit allerlei branches geholpen met het opschonen en reorganiseren van hun documenten. We hebben daarbij een beproefd systeem en simpel stappenplan ontwikkeld, waarmee ook jij je computer, bureau en/of archiefkast kan opschonen.

Hoe begeleiden we kantoorwerkers zoals jij naar grip op hun digitale en papieren files?

  

We ontwerpen samen een goede mappenstructuur

Na een korte inleiding gaan we eerst we om tafel zitten om te inventariseren wat jouw kerntaken zijn. Op basis daarvan ontwerpen we samen een mappenstructuur op maat en implementeren deze meteen in jouw computer of archiefkast. 

We geven je computer en bureau een nulschoonmaak

Daarna houden we samen een nul-schoonmaak in jouw computer en/of op jouw bureau. 

We zorgen ervoor dat alle belangrijke documenten een vaste, definitieve plek vinden in jouw gloednieuwe digitale of papieren mappen.

We leren je werken met ons simpele stappenplan

 Wanneer jouw mappen eenmaal staan en gevuld zijn, leren we je hoe je met ons simpele stappenplan nieuwe documenten zo handig  mogelijk archiveert én zicht houdt op actuele stukken, die je binnenkort nog nodig hebt.

Ook slim documenten beheren?

  • Wil je jouw overvolle computer en bureau eens goed opschonen, zodat je voortaan elke werkweek kan afsluiten met een leeg bureaublad?
  • Verlang je naar een heldere mappenstructuur - digitaal en/of op papier - die nauw aansluit bij jouw werkzaamheden en waarin je documenten snel kan archiveren en terugvinden?
  • Ben je benieuwd hoe je documenten handig koppelt aan geplande afspraken en bijeenkomsten?
  • Kortom, wil je jouw documenten doeltreffend leren beheren?

Dat kan! Via een in company training en/of 1-op-1 coaching leren we je graag hoe je grip houdt op alle werkdocumenten, die je zelf vervaardigt en die je per mail of post van anderen ontvangt.


Neem contact met ons op om te horen wat we voor je kunnen betekenen.

Klanten over 'Doeltreffend documenten beheren'

These slides will be slide-able on the live version of your page!

Nuttige dingen geleerd

'Helaas ben ik geen organisatiewonder en dat was wel te zien aan mijn laptop. Mijn bureaublad stond  vol mapjes, documenten, foto's, screenshots en andere dingen en ik had eigenlijk geen echte mappenstructuur. Vooral bij nakijkwerk leverde dat problemen op, want vaak wist ik niet meer waar ik een scriptie of werkstuk van een student had opgeslagen.

 In de training heb ik allerlei nuttige dingen geleerd: hoe ik documenten een goede naam geef, wat ik met oude mappen en files doe die ik misschien toch nog eens nodig heb, hoe ik mijn bureau papiervrij hou, enzovoort. Het maakt mijn leven als docent een stuk makkelijker.'

Geeske, docent
Top!

'Over de training kan ik kort zijn: top! De trainer was enthousiast, goed ingevoerd in de materie en ze toonde zich heel betrokken bij mijn medewerkers. Ook over de 1-op-1 coaching erna niets dan lof. Afspraken werden goed nagekomen, de terugkoppeling was uitstekend en mijn medewerkers zijn een stuk blijer.'

Thijs, ondernemer
Veel oude bestanden weggegooid en 'op zolder' gezet
'Als secretaresse hoor ik natuurlijk altijd een georganiseerde werkplek te hebben, maar omdat ik al lang voor dezelfde organisatie werk, was mijn computer toch 'vervuild' geraakt. In principe kon ik alles nog wel vinden, maar het duurde gewoon steeds langer...

Met hulp van De KantoorCoach heb ik een nieuwe mappenindeling voor al mijn documenten gemaakt en heel veel oude bestanden weggegooid of 'op zolder' gezet. Heerlijk! Misschien dat ik over een paar jaar wel weer een nieuwe 'voorjaarsschoonmaak' kan gebruiken - ik hoop hier namelijk nog heel lang te werken - maar voorlopig kan ik weer lekker vooruit.'

Femke, secretaresse

Droom jij ook van een leeg bureau en overzichtelijk mappensysteem? 

arrow_drop_up arrow_drop_down