Effectief e-mailen

voor grip op je inbox

Zit jouw inbox bomvol? Laat je mails veel te lang onbeantwoord? Heb je moeite mails terug te vinden in je mailmappen? En ontsnappen er regelmatig belangrijke mails aan je aandacht?

Je bent niet de enige. Ondanks dat kantoorwerkers maar liefst gemiddeld 2,5 uur per dag aan hun mail besteden, lukt het 70% van hen niet om:

  1. het aantal mails in de inbox binnen de perken te houden
  2. inkomende e-mails snel en effectief af te handelen
  3. mails die bewaard moeten worden terugvindbaar te archiveren
  4. overbodige e-mails op tijd weg te gooien
  5. duidelijke mails te schrijven die derden snel kunnen beantwoorden

De KantoorCoach helpt daarom sinds 2006 werknemers, leidinggevenden en ondernemers om effectiever met hun e-mail om te gaan. Daarbij hebben we gemerkt dat velen van hen zich blindstaren op een lege inbox. Hoe leger je inbox, hoe beter, toch?


Tot op zekere hoogte klopt dit, maar eigenlijk draait het niet om een lege inbox. Bij effectief e-mailen gaat het vooral om de vraag of je zicht hebt op de taken en acties, die uit inkomende en uitgaande e-mails voortkomen. En of je deze taken en acties handig wegzet in je agenda en op je actielijst, zodat je ze vervolgens kan afhandelen.  

Een lege inbox is dus geen doel op zich, maar een middel. Een lege inbox betekent namelijk dat je mails tijdig opent, beantwoordt, overhevelt naar je actielijst of agenda, en dan weggooit of archiveert. Met als resultaat dat je overzicht hebt over wat jou te doen staat, wat je van anderen mag verwachten en welke eventuele problemen je voorziet.


Gelukkig is het goede nieuws dat je inbox geen hoofdpijndossier hoeft te zijn. Wanneer je er op de juiste manier mee omgaat, kan jouw inbox een geweldige, ondersteunende tool zijn. Een tool die jou helpt om grip te houden op je werkzaamheden, of je nu werkt als afdelingsmanager, docent of politieagent of een eigen bedrijf runt als marketeer, trainingsacteur, makelaar of onderzoeker.


Het geheim van een lege inbox is gelegen in de combinatie van:

  • een mappenstructuur op maat, en
  • een simpel stappenplan om mails te verwerken.

De afgelopen 14+ jaar hebben we bij uiteenlopende organisaties, instellingen en bedrijven constant gewerkt aan het fine-tunen van onze aanpak om bij iedereen zo snel mogelijk tot zo'n goede, werkende mappenstructuur te komen. En hebben we een zo eenvoudig mogelijk stappenplan voor effectief e-mailen ontwikkeld.


Daarmee hebben we inmiddels al veel mensen naar grip op hun mail (en ja, ook een lege inbox 🙂) mogen helpen.

Hoe begeleiden we kantoorwerkers zoals jij naar grip op de inbox?

  

We ontwerpen samen jouw ideale mappenstructuur

Na een korte inleiding gaan we eerst om tafel zitten om te inventariseren wat momenteel je kerntaken zijn. Op basis daarvan ontwerpen we samen een mappenstructuur op maat en zetten deze meteen op binnen jouw mailsysteem.

We geven je inbox een heuse 'nul-schoonmaak'

Daarna gaan we met de bezem door de mails in jouw inbox, of dit er nu 20 of 20.000 zijn. 

We zorgen ervoor dat je belangrijke mails ter plekke afhandelt en de rest terugvindbaar archiveert in je kersverse mappenstructuur.

We leren je werken met ons simpele stappenplan

 Wanneer jouw ideale mappenstructuur eenmaal staat en je inbox leeg is, leren we je hoe je met ons simpele stappenplan inkomende mails zo handig mogelijk verwerkt. Zodat je inbox leeg blijft en jij je aan je echte werk kan wijden.

Ook effectief e-mailen?

  • Verlang je naar een duidelijke, ondubbelzinnige mappenstructuur, die nauw aansluit bij jouw huidige werkzaamheden en waarin je mails makkelijk kan archiveren en terugvinden? 
  • Wil je ook jouw overvolle inbox eens goed opschonen en voortaan alle werkdagen en -weken kunnen afsluiten met een lege inbox? 
  • Ben je op zoek naar een waterdicht systeem om taken en acties, die uit jouw inkomende en uitgaande mails voortkomen, goed weg te zetten in je agenda?
  • Kortom, wil je effectiever leren e-mailen?

Dat kan! Via een in company training en/of 1-op-1 coaching leren we jou en/of je medewerkers of collega's graag de fijne kneepjes van effectief e-mailen.


Neem contact met ons op om te horen wat we voor je of jullie kunnen betekenen.

Klanten over 'Effectief e-mailen'

These slides will be slide-able on the live version of your page!
Boze collega's
'Toen er op een zeker moment meer dan 16.000 gelezen en ongelezen mails in mijn inbox zaten en ik week in week uit herinneringsmails van boze collega's ontving, besefte ik dat er iets moest veranderen.

Met frisse tegenzin heb ik De KantoorCoach om hulp gevraagd, want ik vond het ook wel gênant. Een beetje manager moet toch op z'n minst z'n eigen mail kunnen managen? Achteraf gezien had ik veel eerder de stoute schoenen moeten aantrekken. Binnen een paar afspraken stond er een ijzersterke mappenstructuur, was mijn inbox leeg en had ik de smaak van het snel verwerken van nieuwe mails onder de knie.'

Paul, manager retail
Meerdere accounts en devices

'Ik heb een praktijk aan huis en mijn privé- en werkmail liepen totaal door elkaar. Mails van 3 verschillende accounts (1 zakelijk en 2 privé) kwamen in één mailprogramma binnen op 2 verschillende devices, dus ik had totaal geen overzicht meer. Het was frustrerend hoe vaak ik mails kwijt was en hoe vaak ik twijfelde of ik een mail al had beantwoord of niet. 

De KantoorCoach heeft me geholpen om alles weer te stroomlijnen; mijn zakelijke account loopt nu via mijn laptop, mijn privé-accounts via mijn mobiel. Voor mijn werk hebben we een handige mappenstructuur  gemaakt, waar ik belangrijke mails in kan bewaren. Elke dag weer ben ik blij dat ik kan afsluiten met een lege inbox. Niet zozeer vanwege die lege inbox, maar vooral omdat mijn werkdagen nu geen 'losse eindjes' meer hebben.'

Mieke, ondernemer
Jungle aan sub-submapjes
'Een jungle aan mappen, submappen en sub-submapjes: zo liet mijn mail'systeem' zich het beste omschrijven. In sommige mappen zaten duizenden mails,  in sommige andere maar een paar. Het evenwicht en overzicht was totaal zoek. Met de inzichten uit de training 'Effectief e-mailen' van De KantoorCoach heb ik het aantal mappen tot een minimum teruggebracht. Ik was bang dat het nieuwe systeem te grofmazig zou zijn, maar dat bleek onterecht. Het geeft me precies de juiste hoeveelheid structuur, terwijl het me weinig tijd kost om mails te archiveren. Precies goed dus en sub-submapjes, die heb ik niet meer!' 
Chris, universitair docent

Wil je ook graag effectief e-mailen?

arrow_drop_up arrow_drop_down