Zit jouw inbox bomvol? Laat je mails veel te lang onbeantwoord? Heb je moeite mails terug te vinden in je mailmappen? En ontsnappen er regelmatig belangrijke mails aan je aandacht?
Je bent niet de enige. Ondanks dat kantoorwerkers maar liefst gemiddeld 2,5 uur per dag aan hun mail besteden, lukt het 70% van hen niet om:
- het aantal mails in de inbox binnen de perken te houden
- inkomende e-mails snel en effectief af te handelen
- mails die bewaard moeten worden terugvindbaar te archiveren
- overbodige e-mails op tijd weg te gooien
- duidelijke mails te schrijven die derden snel kunnen beantwoorden
Er is een methode om weer snel overzicht te krijgen én te houden.
Toch gaan die methoden niet werken als je geen zicht hebt op je eigen emailgedragsstructuur. De meeste mensen maken namelijk de fout om de mailbox de hele dag open te hebben staan, notificaties aan te hebben staan en de dag te beginnen met het openen van de mailbox.
Dat lijkt handig: je weet wat er binnen is gekomen, kunt de afweging maken wat haast heeft en wat niet. De valkuil is echter dat je erin verloren raakt en de hele ochtend bezig bent met brandjes blussen.
Begin dus met een vast moment in te plannen voor het openen van je mailbox, bij voorkeur aan het einde van de ochtend in plaats in het begin. Zo kom je eerst toe aan de taken die de kern van je werk raken.
Vervolgens gaan we de mailbox herinrichten.
Op deze manier kun je de mailbox bijhouden, zonder erin verloren te raken.
